Gestión del tiempo de un proyecto: 7 prácticas clave

Gestionar el tiempo con eficacia puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de nuestro proyecto. Te proponemos siete prácticas que te ayudarán a conseguirlo.

  1. Herramientas adecuadas

Es fundamental contar con un software de seguimiento de proyectos adecuado, que nos permita monitorizar y comparar el progreso real con el proyectado para poder tomar acciones correctivas a tiempo y siempre que sean necesarias. Asimismo, es necesario disponer de un software de colaboración que impulse el trabajo en red en tiempo real y no lo limite, y que cuente con los niveles de actualización necesarios.

  1. La estimación del tiempo

Cuando estimemos el tiempo requerido para cada tarea y elemento del proyecto al establecer el cronograma, debemos incluir en el cálculo “amortiguadores” que nos permitan cierta flexibilidad, es decir, abordar los problemas o imprevistos que puedan surgir sin alterar el tiempo global del proyecto.

  1. Personas y comunicación

Dentro del diseño del proyecto habremos decidido qué personas, recursos y presupuesto se requieren; resulta fundamental transmitir al equipo, y a cada uno de sus integrantes, qué esperamos de ellos, sus tareas y fechas, a través de un sistema de comunicación efectivo. Del mismo modo, tenemos que conocer bien a nuestro equipo, sobre todo en proyectos internacionales, para evitar malentendidos y errores de comunicación entre los miembros que puedan retrasar el proyecto.

  1. Gestión del proyecto

El Principio de Pareto, una de las reglas de aplicación a la gestión de un proyecto, establece que aproximadamente el 80% del valor será generado por solo el 20% del esfuerzo. Es decir, conocer bien nuestro proyecto implica saber qué elementos tienen el potencial de generar ese valor y priorizarlos. De esta forma, dirigiremos la atención a las cosas que más importan y ello nos garantizará una entrega a tiempo.

  1. Gestión del riesgo

Los riesgos varían con cada proyecto; debemos hacer lo antes posible una investigación, identificación y seguimiento de todos los factores que supongan un riesgo para nuestro proyecto. Así nos anticipamos para evitar los mismos o, si no pueden ser evitados, mitigamos su impacto mediante un plan de contingencia establecido. De esta forma, las soluciones se pueden implementar rápidamente si surgen problemas y evitamos perder tiempo.

  1. Planificar las reuniones

Las reuniones del equipo, si no están bien planificadas, se convierten en una de las principales fugas de tiempo. Para que sean productivas hay que informar previamente a los asistentes de la hora de comienzo y fin de la reunión, así como de la agenda, que tiene que ser clara y concisa sobre los temas que tratar, su orden y la aportación personal que cada uno tiene que hacer.

  1. El tiempo del administrador

Por último, gestionar nuestro papel como administrador o director del proyecto afecta en cascada al resto del equipo. Para ello, es imprescindible saber delegar y estar disponibles para supervisar los diversos elementos del proyecto y tomar decisiones clave, pero no para las tareas de menor relevancia. Si queremos estar en todo, terminaremos retrasando el trabajo del equipo y poniendo en peligro los resultados.