Caso de éxito Sage XRT Treasury: Havas Media
Havas Media opera en España como central de medios y actúa como intermediaria entre las principales organizaciones de mass–media (televisión, prensa y radio) y los anunciantes, que son sus clientes. Como una de las firmas que mejor conoce el ecosistema de la comunicación y el movimiento de los flujos de la publicidad, Havas Media actúa, asimismo, como consultor a la hora de conectar anunciantes y público a través de la prensa. En la actualidad, la compañía está inmersa en una fase de cambio a nivel organizativo interno y acaba de trasladar su sede española a una ubicación mayor para dar cabida a los equipos de medios con la parte creativa de Havas, con la finalidad de que ambas divisiones compartan sinergias procedentes de las diferentes empresas que integra el grupo en España.
Con labores de intermediación para los anunciantes, sus clientes, y el público, a través de los mass-media y los broadcasters de mayor audiencia del país, Havas Media inició su andadura en España en 1988. Posteriormente, tal y como comenta Raquel Monteagudo Morillo, Treasury Operations Manager de Havas Media España, la marca experimentó una fuerte expansión que la llevó a la apertura de nuevas compañías con la finalidad de cubrir el mayor espectro posible de negocio en el terreno del marketing publicitario y como central de medios. Después se han ido incorporando otras organizaciones de creatividad para penetrar en el terreno de los spots publicitarios. Asimismo, Havas Media gestiona, a través de distintas marcas, la organización de eventos, la celebración de acontecimientos deportivos y la gestión publicitaria de medios online.
En el caso de Havas Media no puede hablarse de que la compañía adoptó un cambio de plataforma a la hora de gestionar sus procesos de negocio, en especial en el apartado financiero, dado que la relación de la firma con Sage viene de lejos y se remonta prácticamente a los inicios de las actividades de la multinacional en España. “Llevo 16 años en la organización y, desde siempre, Havas Media ha trabajado con el anterior sistema Sage XRT Treasury, que era el gestor de la tesorería de Havas en aquellos momentos”, asegura la directiva, al tiempo que afirma que el software de tesorería de Sage, allá por el año 2000, facilitaba ya enormemente la tarea de gestión relacionada con el caudal monetario de la compañía.
Antecedentes al actual Sage XRT en la operativa de Havas Media
Distintas versiones, cada vez más sofisticadas y optimizadas, de Sage XRT Treasury han ido acompañando a lo largo de los años el crecimiento y la diversificación empresarial del grupo. Así, y a medida que la empresa ha ido creciendo, junto con las nuevas compañías que ha ido incorporando, la firma ha tenido la necesidad de ir contratando nuevos módulos de gestión de la plataforma de Sage. “Dado que disponemos de gestión de cash-pooling con las entidades bancarias para centralizar la tesorería de todas las sociedades, tuvimos que incorporar un nuevo módulo especializado en barridos y ampliar el software básico anterior que consistía en la recepción de extractos, para pasar a integrarlos y tratar los movimientos bancarios de manera automatizada”, asegura Raquel Monteagudo.
No obstante, desgranando la situación anterior a la adopción del actual Sage XRT Treasury, junto con los módulos Comunicación Bancaria, Gestión de Tesorería, Holding y Conciliación de Sage en la operativa de Havas Media, la responsable de operaciones de tesorería de la compañía explica que hubo un momento en el que la organización se planteó realizar una prueba con otra aplicación de gestión financiera y de tesorería. “El resultado de esta prueba no fue satisfactorio, dado que no aportaba todos los datos que nos facilitaba Sage XRT Treasury, tras lo cual volvimos a trabajar de nuevo con dicha solución”, afirma Monteagudo al tiempo que señala que esta experiencia tuvo lugar antes de que XRT fuera adquirida por Sage.
“Volvimos a utilizar el sistema Sage XRT Treasury porque es el software de tesorería de referencia para Havas, es también con el que mejor nos identificamos y con el que podemos realizar la gestión de la empresa de la manera más eficiente, ya que es el sistema que ofrece más información”. En lo que respecta al Grupo Havas, Monteagudo señala que la multinacional emplea otra plataforma de gestión; no obstante, en España Havas Media escogió Sage XRT Treasury. “Preferimos trabajar con Sage XRT porque nos proporciona mucha más información y ofrece bastante más versatilidad operativa que sus competidores. Desde la perspectiva del grado satisfacción con la funcionalidad de la plataforma, así como la disponibilidad de las herramientas que necesitamos, Sage XRT Treasury es el sistema más idóneo para nosotros. Hemos probado otras plataformas de software de gestión bancaria y de tesorería, pero hemos vuelto a XRT”, afirma la Treasury Operations Manager de Havas Media España.
Módulos integrados: Comunicación Bancaria, Gestión de Tesorería, Holding y Conciliación
Uno de los primeros módulos de Sage XRT Treasury que Havas Media implementó en su infraestructura tecnológica fue el de Comunicación Bancaria, dada la intensa actividad relacionada con este tipo de entidades que genera la firma, y por ser el procedimiento de control más idóneo para la recepción automática de los extractos bancarios. En este sentido, Raquel Monteagudo hace alusión a la facilidad del sistema a la hora de añadir nuevas entidades bancarias para procesar y establecer la comunicación. Por lo que respecta al módulo de Tesorería, la directiva afirma que Havas Media comenzó a trabajar con la plataforma básica con el fin de integrar los movimientos con las previsiones que provenían del ERP Oracle Financials que emplea la entidad, con la finalidad de gestionar la ficha en valor.
En una tercera fase, Havas Media integró el módulo Holding, en un momento que coincidió con la implementación de cash-pooling procedente de las 27 sociedades que gestiona la propia organización, el cual ha sido parametrizado en Sage XRT Treasury, y cuyo control, así como las funciones de reporting, realiza la propia compañía. Por lo que respecta al módulo de Conciliación, la firma integró dicho módulo en el momento en el que se produjo un crecimiento de las empresas que forman parte del grupo en España. “En el módulo de Conciliación no hemos realizado ninguna modificación, sino que hemos integrado el fichero contable que procede del ERP con la información que genera el fichero bancario, tras haber sido procesado por el módulo de comunicación bancaria con el que gestionamos 20 cuentas bancarias”.
Cinco años atrás, Havas llevó a cabo la integración de la división portuguesa en el sistema de Sage XRT Treasury, una operación que realizó Havas Media incorporando una base de datos común para ambas entidades con la que operan de forma compartida, y que es administrada por la sede española; y esta es la que , al mismo tiempo, realiza los procesos de integración bancaria en operaciones que realiza una sola vez.
Fases del proyecto
Diferentes versiones de Sage XRT Treasury han ido integrando, a lo largo de los años, la operativa de gestión de la tesorería, los bancos y las finanzas de Havas. Versiones primigenias de XRT, empoderadas por el sistema operativo Windows 386 de la época, han dado paso a nuevos módulos de gestión de Sage operativos en los actuales entornos web. Del mismo modo, Havas ha tenido que ir implementando las nuevas versiones modulares de Sage con la finalidad de mantener la operatividad de la plataforma. En este sentido, tal y como señala Raquel Monteagudo, han tenido que “ir integrando las nuevas versiones relacionadas con la comunicación bancaria para mejorar los procesos con las entidades financieras”.
Además de la gestión bancaria y los movimientos de tesorería, otros procesos de negocio de Havas que están soportados por la plataforma XRT de Sage se centran en el control de las previsiones relacionadas con los pagos a proveedores de la compañía, a partir de los datos que el propio sistema recoge del ERP Oracle Financials. Asimismo, Sage XRT Treasury efectúa la gestión de los clientes, la parte financiera de Havas, junto con las líneas de crédito, los cálculos de liquidación de intereses bancarios y los presupuestos. “Existe el módulo específico de Presupuestos de Sage, pero de momento no lo hemos integrado, ya que gestionamos la fichas en valor como si se tratasen de presupuestos porque tenemos identificados los flujos con cada código presupuestario con el que va definido”, puntualiza Monteagudo.
Beneficios y mejoras de Sage XRT Treasury en la operatividad de Havas media
Una hora diaria es el tiempo medio máximo que dedica la Treasury Operations Manager de Havas Media España a la gestión de los flujos presupuestarios y económicos de Havas, gracias a la óptima gestión de los procesos ejercida por la plataforma y los módulos que integran la plataforma de Sage. “Durante el resto de la jornada laboral podemos dedicarnos a otras funciones como la gestión de la tesorería, porque ya disponemos de toda la información disponible y al momento, y nos facilita realizar posteriormente el análisis de la tesorería. Si no tuviéramos este software, nos ocuparía mucho tiempo realizar estos procesos, ya que tendríamos que efectuar manualmente toda la tarea correspondiente a la conciliación de los movimientos”.
Al disponer de una gestión centralizada de cash-pooling, o cuentas centralizadoras, los bancos no facilitan a la firma el saldo a través de este tipo de contrato con las organizaciones; no obstante, al tener definidas en XRT las cuentas de barrido, el proceso permite saber el saldo que tiene cada compañía con la matriz de manera automática.
La plataforma Sage de Havas Media se implementa en la subsidiaria italiana
Tras haber probado el nivel de funcionalidad de Sage XRT, además de haber tenido en cuenta otras opciones, la plataforma de gestión de la sede central de Havas en Francia, y de todo el grupo en el terreno de reporting, la delegación de la compañía en Italia ha decidido integrar Sage XRT en la operativa de su negocio. “Somos prescriptores de Sage XRT y siempre que tenemos ocasión lo recomendamos, tanto para unificar sistemas como por el excelente nivel de operatividad que ofrece el sistema”, concluye Raquel Monteagudo.
